Bien démarrer avec QualioFlow

Ouvrez le menu portant le nom de votre organisme, puis Profil de l’organisme. Vérifiez le nom, les coordonnées et la date du prochain audit. Enregistrez les coordonnées, puis complétez séparément le Profil Qualiopi.

Ce profil donne un contexte aux indicateurs affichés. Si vous préparez les dossiers de plusieurs organismes, vérifiez d’abord le nom de l’espace actif. Les documents et la formule sont liés à cet espace. Suivez le guide Configurer son organisme pour cette première étape.

Dans Dossier Qualiopi, ouvrez Liste de contrôle. Choisissez un critère, puis ouvrez un indicateur pour lire son niveau attendu et les exemples de preuves. Partez d’une pratique que vous connaissez déjà : l’information sur une formation, l’accueil d’un stagiaire ou le traitement des retours.

Une case validée exprime votre suivi interne. Prenez le temps de vérifier les pièces avant de la cocher. Vous pourrez revenir sur cette décision lorsque votre activité ou le référentiel évolue.

Ouvrez Documents, choisissez un modèle et complétez-le avec vos informations réelles. Relisez l’aperçu avant de télécharger, conserver ou envoyer le document. Un modèle prêt à remplir ne démontre pas encore qu’une action a eu lieu.

Lorsque vous disposez d’une pièce utilisée dans votre activité, ouvrez Preuves si votre formule le permet. Déposez-la sous l’indicateur concerné, puis précisez sa session, sa période et la raison du rattachement. Les guides Générer un document et Ajouter une preuve détaillent ces étapes.

Revenez régulièrement dans Veille et Qualité pour enregistrer ce qui change et suivre les actions décidées. Utilisez ensuite le diagnostic de votre dossier ou un audit blanc pour préparer les questions à travailler.

Votre repère de fin : les informations de l’organisme sont enregistrées, une priorité est identifiée et les pièces correspondantes sont retrouvables. Il n’est pas nécessaire de remplir tous les écrans avant de commencer une formation.