Appliquer le référentiel Qualiopi à votre activité : la méthode

Jusqu’au 31 octobre 2026, le référentiel comprend sept critères et 32 indicateurs. Le décret du 1er août 2026 fixe une nouvelle version à compter du 1er novembre 2026, avec 33 indicateurs. La carte complète du référentiel présente cette nouvelle version. Le nouvel indicateur 33 concerne l’apprentissage : il ne devient pas automatiquement un attendu pour chaque organisme. Consulter l’annexe en vigueur jusqu’au 31 octobre et le décret n° 2026-728.

Inscrivez la date de référence sur votre grille de travail. Si vous préparez un audit après le changement de version, prévoyez une revue des écarts et vérifiez les modalités applicables avec votre certificateur. Une ancienne capture ou un document bien présenté peut décrire une règle qui a évolué.

Le texte réglementaire fixe les indicateurs. Le guide de lecture apporte des précisions pour l’audit. La DREETS Occitanie renvoie à la V9 du 8 janvier 2024 et rappelle la nécessité de suivre ses mises à jour. Cette référence retrouvée ne dispense pas de vérifier la version disponible au moment de votre préparation.

Rassemblez une description simple de vos prestations : catégories d’actions, publics, modalités, sites, intervenants et certifications préparées, lorsqu’il y en a. Le tableau officiel présente des colonnes d’applicabilité par catégorie. Certains indicateurs comportent aussi une condition dans leur formulation. Voir le tableau réglementaire.

Exemple fictif : un organisme propose des formations courtes en entreprise, sans apprentissage et sans certification professionnelle préparée. Il commence par documenter cette réalité. Il examine ensuite les indicateurs conditionnels au regard de ce périmètre, au lieu de recopier la grille d’un CFA.

Pour une décision « non applicable », conservez votre raisonnement et son point de contrôle. « Nous n’avons pas encore réuni de preuve » décrit un travail restant. Ce n’est pas un motif d’inapplicabilité. Un nouveau type de prestation, un contrat de sous-traitance ou l’ouverture d’un site doit déclencher une nouvelle lecture de votre périmètre.

Plutôt que de lire les critères dans l’ordre du texte, suivez le parcours d’un bénéficiaire. Le critère 1 couvre ce qu’il peut savoir avant de s’inscrire, le critère 2 la conception de la prestation, le critère 3 son déroulement, les critères 4 et 5 les moyens et les compétences mobilisés, le critère 6 votre environnement et le critère 7 ce que vous faites des retours. La carte du référentiel donne, pour chaque critère, la liste des indicateurs et un lien vers sa page détaillée, par exemple le critère 1.

Suivez une session de son inscription à son bilan. Cette lecture révèle les liens entre documents : une analyse du besoin éclaire le programme, qui éclaire l’évaluation, dont les résultats peuvent déclencher une amélioration.

Pour chaque sujet, écrivez trois phrases : « Nous faisons… », « Sur cette prestation, cela s’est passé ainsi… », « La trace est disponible ici… ». Vous verrez rapidement si vous possédez seulement une procédure ou aussi une trace de son utilisation.

Un modèle vierge explique comment vous comptez travailler. Un document renseigné, daté et rattaché à une session montre une mise en œuvre. Une synthèse peut aider à retrouver ces pièces, à condition que ses affirmations restent vérifiables dans les originaux.

Dans votre liste de travail, distinguez une pièce absente, une pièce à actualiser et une pratique encore à mettre en place. Ces situations appellent des actions différentes. Évitez de masquer un manque par une multiplication de modèles génériques. L’article Organiser son dossier de preuves détaille une matrice utilisable pour ce tri.

Dans QualioFlow, commencez par configurer le profil Qualiopi de votre organisme. Puis ouvrez la liste de contrôle et avancez sur un premier parcours de formation réel.

Pour anticiper les nouvelles exigences, QualioFlow utilise déjà le référentiel de novembre 2026 dans ses nouvelles préparations, quelle que soit la date d’audit renseignée. La date reste enregistrée pour contextualiser votre dossier. Cette anticipation dans l’outil ne change pas l’entrée en vigueur légale du 1er novembre 2026.

Les statuts du logiciel vous aident à organiser le travail. Leur validation ne constitue pas une décision de certification. Gardez les points incertains visibles et utilisez le guide sur l’applicabilité des indicateurs pour comprendre les informations présentées.

Vous disposez alors d’un dossier plus facile à relire : un périmètre expliqué, des pratiques identifiées et des traces retrouvables. Pour anticiper l’échéance réglementaire, poursuivez avec les changements du 1er novembre 2026.